Automatisér din indbakke og arbejd smartere i Outlook
I denne øvelse lærer du at bruge to af Outlooks mest kraftfulde funktioner: Regler og Hurtige trin. Med disse værktøjer kan du automatisere gentagne opgaver og spare tid hver eneste dag.
Regler kører automatisk i baggrunden. Når en mail ankommer, tjekker Outlook om den matcher en regel – og udfører handlingen for dig.
Hurtige trin er et-klik genveje til handlinger du ofte udfører. Du aktiverer dem manuelt, men de sparer mange klik.
Til disse øvelser kan du bruge mails der allerede ligger i din indbakke. Du behøver ikke sende nye mails – bare vælg nogle af de eksisterende.
Før vi opretter regler, skal du have en mappe at flytte mails til.
Du har nu en mappe klar til at modtage mails fra dine regler.
Den nemmeste måde at oprette en regel er at tage udgangspunkt i en mail du allerede har modtaget.
Du vil have, at alle fremtidige mails fra en bestemt afsender automatisk flyttes til din nye mappe.
Tjek din "Øvelsesmails"-mappe – mails fra den valgte afsender skulle nu ligge der!
Regler kan også automatisk tildele kategorier baseret på indholdet i emnelinjen.
Du vil have, at alle mails med ordet "vigtig" eller "haster" i emnet automatisk får den røde kategori.
Test reglen ved at bede en medkursist sende dig en mail med "vigtig" i emnelinjen!
Lær at få overblik over dine regler og slå dem til/fra efter behov.
Regler kører i rækkefølge fra top til bund. Hvis en regel stopper behandlingen, kører de efterfølgende regler ikke. Du kan ændre rækkefølgen med pilene.
Opret en genvej der både flytter en mail til en mappe OG markerer den som læst – med ét klik.
Flytter mail til Øvelsesmails og markerer som læst
Dit hurtige trin vises nu i båndet. Prøv at markere en mail og klik på "Arkivér"!
Opret en genvej til at svare med en standardtekst – perfekt til mails du ofte svarer det samme på.
Svarer med "Tak, jeg har modtaget din mail og vender tilbage snarest."
Hvis du ikke vælger "Send automatisk", åbnes svaret som kladde så du kan tilpasse det før afsendelse.
Opret en genvej til at videresende mails til en bestemt person.
Videresender mailen til en specifik medkursist
Markér en mail og klik på dit nye hurtige trin – videresendelsen åbnes med modtageren udfyldt!
Gør dine hurtige trin endnu hurtigere ved at tilføje tastaturgenveje.
Du kan tildele genvejene Ctrl+Shift+1 til Ctrl+Shift+9 til dine hurtige trin. Markér en mail og prøv genvejen!
Se og organisér alle dine hurtige trin, og slet dem du ikke bruger.
Husk at slette de hurtige trin og regler du ikke vil bruge fremover. Det holder din Outlook ryddelig!
Nu hvor du kender regler og hurtige trin, tænk over din egen hverdag: Hvilke mails modtager du ofte? Hvilke handlinger gentager du? Måske kan du oprette regler eller hurtige trin der passer til dit arbejde!