E-mail kommunikation med Microsoft Outlook
Her finder du de vigtigste ord og begreber, du skal kende for at arbejde effektivt med e-mail. Begreberne er særligt knyttet til Microsoft Outlook, men mange af dem gælder for alle mailsystemer.
Elektronisk post – en digital besked der sendes via internettet fra én person til en anden. E-mail er en af de mest udbredte kommunikationsformer i erhvervslivet.
En e-mailadresse består af tre dele: brugernavn@domæne.dk. Brugernavnet identificerer personen, @ betyder "hos", og domænet angiver hvilken organisation eller tjeneste der håndterer mailen.
Et program installeret pĂĄ din computer eller telefon, som bruges til at sende, modtage og organisere e-mails. Microsoft Outlook er et eksempel pĂĄ en mailklient. Andre eksempler er Apple Mail og Mozilla Thunderbird.
En måde at tilgå sin e-mail direkte i en webbrowser uden at installere et program. Outlook.com og Gmail er eksempler på webmail. Fordelen er at du kan læse din mail fra enhver computer med internetadgang.
En computer på internettet der modtager, opbevarer og videresender e-mails. Når du sender en mail, går den først til din mailserver, som sender den videre til modtagerens mailserver.
Feltet hvor du skriver e-mailadressen på den primære modtager af din besked. Du kan tilføje flere modtagere ved at adskille dem med semikolon.
Bruges til at sende en kopi af mailen til personer, der skal orienteres, men ikke nødvendigvis skal handle på beskeden. Alle modtagere kan se hvem der er på Cc.
Ligesom Cc, men modtagerne her er skjulte for alle andre. Bruges nĂĄr du vil beskytte modtagernes e-mailadresser eller sende diskret til mange personer.
En kort overskrift der beskriver mailens indhold. Et godt emne er konkret og gør det nemt for modtageren at forstå hvad mailen handler om.
En fil (dokument, billede, PDF osv.) der sendes med e-mailen. I Outlook klikker du på papirclips-ikonet for at vedhæfte filer. Bemærk at der ofte er en størrelsesgrænse.
En automatisk tekst der tilføjes i bunden af dine mails med dine kontaktoplysninger, navn, titel og evt. firmalogo. Opsættes i Outlooks indstillinger.
Mappen hvor alle indkommende e-mails lander. Det er her du finder nye beskeder der venter på at blive læst.
Mappen der automatisk gemmer en kopi af alle de mails, du har sendt. Nyttig hvis du skal tjekke hvad du har skrevet tidligere.
Mappen hvor ufærdige mails gemmes. Hvis du begynder at skrive en mail men ikke sender den, gemmes den her så du kan færdiggøre den senere.
Mappen hvor Outlook automatisk placerer mails der vurderes som uønsket reklame eller potentielt farligt indhold. Tjek den jævnligt, da vigtige mails nogle gange havner her ved en fejl.
Farvekoder du kan tildele mails for at organisere dem efter emne eller prioritet. I Outlook kan du oprette dine egne kategorier og navngive dem.
"Svar" sender dit svar kun til afsenderen. "Svar alle" sender til afsenderen og alle andre modtagere. Vær opmærksom på forskellen for at undgå at sende til flere end nødvendigt.
Sender en modtaget mail videre til en ny person. Den originale besked inkluderes, og du kan tilføje din egen kommentar øverst.
En markering du kan sætte på mails der kræver handling eller opfølgning senere. I Outlook kan du tilføje en påmindelse til flaget.
En særlig mailtype i Outlook der inviterer modtagere til et møde. Inkluderer dato, tid og sted, og når modtageren accepterer, tilføjes mødet automatisk til deres kalender.
Prøv at bruge begreberne i praksis mens du arbejder i Outlook. Jo mere du bruger dem, jo hurtigere bliver de en naturlig del af dit ordforråd. Brug gerne denne liste som opslagsværk undervejs i kurset.