Regnskab – lovkrav (oversigt)

1 Bilag til alle posteringer

Hver udgift/indtægt skal kunne dokumenteres med et bilag (faktura, kvittering, kreditnota, bankudtog m.m.).

Eksempel: Køb af kontorartikler → faktura/kvittering gemmes og knyttes til posteringen.

Bilag skal vise hvem, hvad, hvornår, beløb – og gerne formål, så en anden kan forstå det uden at gætte.

Eksempel: “Diverse 3.250” ❌ → “Kontorartikler til administration 3.250” ✅

Bilag må ikke “samles til senere”. Bogfør rettidigt, så regnskabet afspejler perioden korrekt.

Eksempel: Faktura fra marts bogføres i marts (eller kort efter) – ikke først i december.

Man skal kunne følge en postering fra bilag → bogføring → regnskab og tilbage igen.

Eksempel: Beløb i resultatopgørelse kan spores til konto → postering → konkret faktura.

Moms skal behandles rigtigt: fradrag kun når der er grundlag, og med korrekt momstype.

Eksempel: Dansk leverandør med moms → moms kan typisk fradrages. Privat køb → ingen momsfradrag.

Samme bilagtype bør konteres ens (konto, moms, evt. afdeling/projekt) – det giver kvalitet og kontrol.

Eksempel: Mobilabonnementer konteres altid på samme konto – ikke “lidt hist og pist”.

Andre (kollega, revisor, myndighed) skal kunne forstå og kontrollere regnskabet ud fra bilag og noter.

Eksempel: Posteringer har dato, bilagsnr., tekst og godkendelse – så kontrol er mulig.

Bilag skal gemmes i minimum 5 år. Digitale bilag er ok, hvis de er læsbare og sikre i hele perioden.

Eksempel: PDF i arkiv med backup ✅. Foto på en mobil der bliver væk ❌