Formålet med øvelsen er at bruge AI som sparringspartner til at udvikle strukturerede workflows.
Du skal ikke bare “få et svar” – du skal styre AI’en.
Husk: Bed om uddybelser, alternative løsninger og konkrete trin.
Deløvelse 1 – HR: Håndtering af ansøgninger (GDPR-sikker løsning)
HR modtager ansøgninger via e-mail. CV’er gemmes i fælles Outlook-mappe og på fælles OneDrive.
Overblik mangler, og GDPR-håndtering er usikker.
HR ønsker en løsning der:
- Er nem at administrere
- Overholder GDPR
- Giver overblik
- Kan bruges af hele HR-teamet
Opgave:
Bed AI om at foreslå:
- En ny struktur (fx via Microsoft Forms + SharePoint + Teams)
- Sletningspolitik og adgangsstyring
- Standardiseret workflow (modtagelse → screening → samtale → afslag/ansættelse → sletning)
- Håndtering af samtykke
Tip til din prompt:
• Bed om et konkret trin-for-trin workflow
• Bed om forslag til hvilke Office 365 værktøjer der kan bruges
• Bed om GDPR-risikovurdering
• Bed om både en simpel og en mere avanceret løsning
Eksempel på prompt
Du er konsulent i digital administration.
Lav et konkret workflow for håndtering af jobansøgninger.
Krav:
- Skal overholde GDPR
- Skal bruge Microsoft 365 (Forms, SharePoint, Teams, Power Automate)
- Beskriv trin-for-trin proces
- Beskriv adgangsstyring og sletningspolitik
- Giv både en simpel løsning og en mere avanceret løsning
Deløvelse 2 – Rekvisitioner og indkøb
Indkøb foregår via telefon og e-mail.
Det er svært at følge:
- Hvad der er bestilt
- Om det er modtaget
- Om faktura må betales
Regnskabsafdelingen mangler overblik.
Opgave:
Udarbejd forslag til workflow der:
- Registrerer rekvisitioner digitalt
- Gør status synlig (bestilt → modtaget → godkendt → faktureret → betalt)
- Informerer regnskab
- Holder sig indenfor eksisterende Microsoft 365 rammer
Tip til din prompt:
• Bed AI lave et visuelt procesflow i tekstform
• Bed om forslag til kolonner i en SharePoint-liste
• Bed om automatiske notifikationer via Power Automate
• Bed om forslag til rollefordeling
Eksempel på prompt
Lav et workflow til håndtering af rekvisitioner i en virksomhed.
Krav:
- Skal bruge Microsoft 365
- Skal indeholde statusfelter
- Skal inkludere notifikationer til regnskab
- Skal beskrive roller og godkendelsesproces
- Lav også en alternativ løsning
Deløvelse 3 – Service af maskiner (in-house løsning)
Virksomheden har tidligere udliciteret service.
Nu skal det håndteres internt.
Der ønskes:
- Struktur
- Dokumentation
- Overblik over serviceintervaller
- Registrering af reservedele
- Rapportering
Opgave:
Lav forslag til internt service-workflow med:
- Procedurebeskrivelse
- Tjeklister
- Registrering af opgaver
- Dokumentation
- Forslag til Office.com værktøjer
Tip til din prompt:
• Bed om konkret proces (fra fejlmelding → opgave → udførelse → dokumentation)
• Bed om forslag til Power Apps eller SharePoint-lister
• Bed om KPI’er (oppetid, responstid, reservedelsforbrug)
• Bed AI forklare hvorfor løsningen er effektiv
Eksempel på prompt
Lav et detaljeret workflow for intern servicering af maskiner.
Krav:
- Brug Microsoft 365 værktøjer
- Beskriv procedurer trin-for-trin
- Beskriv dokumentation og registrering
- Foreslå KPI’er
- Forklar hvorfor løsningen er effektiv