Øvelse: Formulering af krævende tekster · 3 deløvelser
AI som skriveassistent: Rykker · Personalemøde · Årsberetning
Her arbejder du med tekster, hvor tone og struktur betyder meget. Brug et AI-værktøj til at lave et udkast,
og finpuds derefter med din egen faglige dømmekraft. Indsæt dit endelige forslag i felterne.
Husk: Ingen persondata i AI. Brug pladsholdere som [NAVN], [VIRKSOMHED], [DATO] osv.
Og ja — AI kan skrive pænt… men den kan også lyde som en robot, der har læst én HR-brochure for meget. 😄
I har en forhandler, der sælger jeres produkter til detailmarkedet. En faktura på 5.600 kr.
er ikke betalt, og betalingsfristen er overskredet. Kunden plejer normalt at betale til tiden, men
denne gang er betalingen udeblevet. Du skal skrive en rykker, der er tydelig og professionel, uden at
brænde broen. E-mailen skal indeholde fakturainfo, beløb, ny frist og hvad der sker, hvis der ikke betales.
Der kan også være tale om en forglemmelse eller en intern misforståelse hos kunden.
Krav til teksten
Start venligt, men vær tydelig om at fristen er overskredet
Forklar kort næste skridt ved manglende betaling (fx rykkergebyr / inkasso – uden at true unødigt)
Slut med hjælp: “kontakt os hvis der er spørgsmål eller faktura skal gensendes”
Prompt-forslag (klik for at se)
Skriv en venlig men tydelig rykker-e-mail til en B2B-kunde (detailforhandler).
Krav:
- Professionel tone, maks 170 ord
- Inkludér: beløb 5.600 kr., [FAKTURANR], oprindelig forfald [FORFALD], ny frist [NY_FRIST]
- Indsæt betalingsinfo som pladsholdere: [KONTO]/[EAN]/[REFERENCE]
- Næste skridt ved manglende betaling: rykkergebyr og evt. videre proces (formuler neutralt, ikke truende)
- Afslut med at tilbyde hjælp og gensendelse af faktura
Lav kun selve e-mailteksten (ingen emnelinje).
Tjek før du afleverer: Er tonen venlig? Er fristen klar? Er næste skridt tydeligt uden at lyde som “inkasso med megafon”? 😄
👥 Deløvelse 2: Indkaldelse til personalemøde (nedgang og afskedigelser)
Modtager: Alle medarbejdere · Formål: Indkalde, informere, skabe ro og retning
Problemstilling (med ekstra detaljer)
Produktionen er gået ned de seneste måneder på grund af lavere ordreindgang. Ledelsen skal derfor
tilpasse organisationen og forventer at skulle nedbringe antallet af ansatte.
Du skal skrive en indkaldelse til personalemøde, hvor I informerer om situationen og den videre proces.
Indkaldelsen skal være respektfuld, skabe tryghed i det omfang det er muligt, og forklare hvad mødet handler om.
Den må ikke indeholde konkrete navne eller antal, men den skal være ærlig om alvoren.
Krav til teksten
Indkald til møde med dato/tid/sted: [DATO], [TID], [STED] (pladsholdere)
Forklar kort årsag: nedgang i produktionen / ordreindgang
Fortæl hvad mødet vil dække: situation, mulige tiltag, proces, tidsplan, spørgsmål
Signalér respekt og støtte (fx mulighed for spørgsmål, kontakt til leder/HR)
Hold en rolig, professionel tone – ingen “corporate bingo”
Prompt-forslag (klik for at se)
Skriv en indkaldelse til personalemøde om nedgang i produktionen og mulig reduktion i medarbejderantal.
Krav:
- Respektfuld, rolig tone
- Maks 190 ord
- Inkludér: [DATO], [TID], [STED]
- Forklar kort baggrunden (lavere ordreindgang/nedgang i produktionen)
- Beskriv dagsorden i 4-6 punkter: situation, mulige tiltag, proces/tidsplan, støtte/spørgsmål
- Afslut med kontaktmulighed: [KONTAKT]
Lav kun selve e-mailteksten (ingen emnelinje).
Tjek før du afleverer: Er teksten tydelig uden at skabe unødig panik? Er den respektfuld? Er der konkret information om tid/sted og proces?
Modtager: Medlemmer · Formål: Forklare overskridelse + lægge op til højere indbetaling
Problemstilling (med ekstra detaljer)
Den lokale vandværksforening har haft et år med uforudsete udgifter. Budgettet er blevet overskredet,
fordi der har været nødvendige renoveringer af rør og pumper for at sikre stabil drift og undgå
lækager/driftsstop. Bestyrelsen vil i årsberetningen forklare årsagen, hvad der er udført, og hvorfor det var nødvendigt.
Samtidig skal teksten lægge op til, at medlemmerne fremover skal betale mere ind til foreningens budgetkonto
(fx via forhøjet bidrag), så foreningen kan sikre vedligehold og en stabil økonomi.
Krav til teksten
Skriv i “forenings-sprog”: sagligt, lokalt, ordentligt
Forklar kort hvad der er renoveret (rør/pumper) og hvorfor (driftssikkerhed, lækager, kvalitet)
Forklar at budgettet er overskredet – uden at lyde som undskyldninger
Slut med en tydelig opfordring til højere indbetaling/bidrag + hvad pengene går til
Inkludér pladsholdere: [BELØB_NYT_BIDRAG] og [BUDGETKONTO] og [GODKENDELSE_MØDE]
Prompt-forslag (klik for at se)
Skriv et afsnit til en årsberetning fra en lokal vandværksforening.
Situation: Budgettet er overskredet pga. nødvendig renovering af rør og pumper.
Krav:
- Sagligt og lokalt “forenings-sprog”
- 220–300 ord
- Forklar: hvad der er lavet, hvorfor det var nødvendigt (driftssikkerhed, undgå lækager, stabil forsyning)
- Nævn at budgettet er overskredet og at bestyrelsen anbefaler øget bidrag fremover
- Inkludér pladsholdere: [BELØB_NYT_BIDRAG], [BUDGETKONTO], [GODKENDELSE_MØDE]
- Afslut med en venlig, tydelig opfordring og kort om hvad pengene bruges til (vedligehold/reserve)
Lav kun selve teksten (ingen overskrifter).
Tjek før du afleverer: Er årsagen forklaret klart? Er opfordringen tydelig? Lyder det troværdigt og ikke som “vi har købt nye kaffekopper”? 😄