Skriv e-mails ud fra administrative problemstillinger
I denne øvelse skal du bruge et AI-værktøj til at formulere e-mail-indhold i tre realistiske situationer.
Du skal sikre god tone, tydelighed og korrekt struktur. Indsæt AI-teksten i felterne (du må gerne rette til bagefter).
Regel: Brug ikke persondata i AI. Skriv i stedet “borger”, “kunde”, “leverandør” osv.
Og husk: AI skriver — du kvalitetssikrer.
📎 Case 1: Manglende bilag til faktura
Modtager: Leverandør · Formål: Få bilag / dokumentation uden at starte en krig
Problemstilling
Du har modtaget en faktura, men der mangler bilag/dokumentation (fx ordrebekræftelse, specifikation eller timeseddel).
Uden bilag kan fakturaen ikke godkendes til betaling. Du skal kontakte leverandøren og bede om det manglende.
Krav til e-mailen
Venlig og professionel tone
Forklar kort hvorfor bilaget er nødvendigt
Bed om bilaget + foreslå en deadline (fx 3 hverdage)
Afslut med hvad der sker, hvis du ikke modtager bilaget (fx “betaling afventer”)
Prompt-forslag (klik for at se)
Skriv en e-mail til en leverandør om en faktura uden tilstrækkelig dokumentation.
Krav:
- Venlig, professionel tone
- Maks 140 ord
- Inkludér: hvad der mangler, hvorfor, deadline om 3 hverdage, og at betaling afventer
- Brug generiske pladsholdere: [FAKTURANR], [DATO], [KONTAKTNAVN]
Lav kun selve e-mailteksten (ingen emnelinje).
📅 Case 2: Flytning af møde pga. afbud
Modtager: Deltagere · Formål: Få alle trygt over på en ny tid uden kaos
Problemstilling
Du koordinerer et møde (fx projektstatus, samarbejdsmøde eller kursusplanlægning).
En nøgleperson har meldt afbud, og mødet skal flyttes. Du skal foreslå nye tider og sikre, at alle bekræfter.
Krav til e-mailen
Forklar kort årsagen (uden detaljer)
Foreslå 2–3 nye tidspunkter
Bed om svar/bekræftelse inden en bestemt frist
Gør det let: “Svar med A, B eller C”
Prompt-forslag (klik for at se)
Skriv en e-mail til mødedeltagere: mødet skal flyttes pga. afbud.
Krav:
- Venlig og tydelig
- Maks 150 ord
- Giv 3 alternative tider (A, B, C) med dato + klokkeslæt
- Bed om svar senest [FRIST] og at de svarer med A, B eller C
- Lav kun selve e-mailteksten (ingen emnelinje).
Alternative tider:
A) [A_TID]
B) [B_TID]
C) [C_TID]
🧾 Case 3: Svar til borger/kunde om lang sagsbehandlingstid
Modtager: Borger/kunde · Formål: Skabe ro, give forventningsafstemning og næste skridt
Problemstilling
En borger/kunde skriver og er utilfreds, fordi der ikke er svar på en sag (fx tilskud, ansøgning, klage, booking eller en administrativ forespørgsel).
Du kan ikke give endelig afgørelse endnu, men du skal give en ordentlig status, forventet tid og hvad der sker nu.
Krav til e-mailen
Vis forståelse og anerkend frustration (uden at love for meget)
Giv en status og realistisk tidsramme
Forklar kort hvad der mangler/afventer (i generelle termer)
Fortæl hvad borgeren kan gøre nu (fx sende supplerende info / vente / kontaktkanal)
Hold tonen rolig og respektfuld
Prompt-forslag (klik for at se)
Skriv en e-mail til en borger/kunde der rykker for svar pga. lang sagsbehandlingstid.
Krav:
- Empatisk, rolig og professionel tone
- Maks 170 ord
- Giv status og realistisk tidsramme: [TIDSRAMME]
- Forklar kort at sagen afventer [GENEREL_ÅRSAG] (fx “gennemgang af dokumentation” / “intern vurdering”)
- Fortæl hvad modtageren kan gøre nu (fx sende supplerende info til [KONTAKT])
- Lav kun selve e-mailteksten (ingen emnelinje).
Bonus (valgfrit): Bed AI lave 2 varianter:
(1) “Kort og kontant” og (2) “Ekstra venlig og forklarende”.